Menyu ya miongozo

Uhasibu: Gharama, Mapato na Faida

Kwa mstari mmoja: Rekodi unachotumia, acha gharama kama kodi ya pango zijirekodi zenyewe kila mwezi, na uone gym yako imebakiza nini hasa.

Kwa nini hii ni muhimu

Wamiliki wengi wa gym wanaweza kukuambia takriban kilichoingia mwezi uliopita. Wachache sana wanaweza kukuambia walichobakiza. Kodi ya pango, mishahara ya makocha, umeme, seti mpya ya mabati ya uzito, uletaji wa maji. Yote yanatoka kidogo kidogo. Mtu anaandika kwenye risiti, risiti inaingia droo, na hakuna anayewahi kujumlisha. Kwa hiyo gym inaonekana ina shughuli, salio la benki linakataa, na hakuna anayejua kipi kinasema ukweli.

Kazafit inafunga pengo hilo. Mapato yako tayari yamo kwenye mfumo — mwanachama anapolipa, Kazafit inayarekodi na kuyahesabia. Ukisharekodi pia unachotumia, namba ya faida inajipiga hesabu yenyewe — skrini moja: 4,200,000 imeingia, 3,650,000 imetoka, 550,000 imebaki — 13%. Namba hiyo ya mwisho ndiyo ambayo huwezi kamwe kuipata kutoka kwenye droo ya risiti.

Jambo la pili hii inalorekebisha ni kuandika upya kila mwezi. Kodi ya pango ni ile ile kila mwezi, na mishahara na bili ya intaneti pia. Kuziandika kwa mkono kunakugharimu jioni moja kwa mwezi, na mapema au baadaye unaruka moja. Kila mwezi unaoruka unafanya faida yako ionekane nzuri kuliko ilivyo kweli. Ziweke mara moja kama gharama zinazojirudia, na Kazafit inazirekodi bila wewe.

Na mwenye jengo, mkopeshaji au mhasibu anapouliza biashara inaendaje, una taarifa ya kumwonyesha badala ya hesabu nyuma ya bahasha.

Unachoweza kufanya

  • Ona kama gym imepata pesa mwezi huu. Accounting Overview (muhtasari wa uhasibu) inaonyesha namba nne: Revenue (pesa iliyoingia), Expenses (pesa iliyotoka), Net Profit (ulichobakiza) na Profit Margin (ulichobakiza kati ya kila shilingi 100 zilizoingia) — pamoja na chati ya pesa inayoingia kwa muda na chati ya faida kwa muda.
  • Weka tarehe ambazo kila namba inahesabiwa kutoka. Kidhibiti cha Report period (kipindi cha ripoti) kinashughulikia Daily, Weekly, Monthly, Annual, All Time, au tarehe zako mwenyewe za kuanzia na kumalizia. Kila namba na chati kwenye ukurasa inakifuata.
  • Jenga makundi yako mwenyewe ya gharama. Yape majina jinsi gym yako inavyofikiria — Kodi ya Pango, Umeme, Vifaa, Mishahara. Kila moja linapata maelezo, alama ya rangi inayoonekana kando yake kwenye orodha ya makundi, na swichi ya kuwasha/kuzima ili uweze kulistaafisha bila kupoteza historia yake.
  • Rekodi kila gharama na maelezo ya kutosha kuipata tena. Kiasi, kundi, uliyemlipa, ulivyolipa, namba ya kumbukumbu na tarehe.
  • Tafuta gharama uliyoirekodi miezi iliyopita. Tafuta kwa maneno kwenye maelezo, au chuja kwa kundi, uliyemlipa, ulivyolipa, kumbukumbu, wigo wa kiasi, wigo wa tarehe, sarafu, au mfanyakazi gani aliiingiza. Pia unapata jumla ya matumizi, idadi ya gharama katika kipindi, na chati ya jinsi gharama zinavyobadilika kwa muda.
  • Acha gharama zinazojirudia zijirekodi zenyewe. Kila siku, kila wiki, kila mwezi, kila mwaka au kipindi chako mwenyewe, na tarehe ya kuanzia, tarehe ya mwisho ya hiari na kanda ya saa. Kazafit inaangalia mara kwa mara na kurekodi chochote kilichofikia muda wake nyuma ya pazia — hakuna anayehitajika kuwa ameingia.
  • Baki na udhibiti wa ratiba hizo. Sitisha moja wakati mkataba umesimama, irudishe baadaye, endesha moja mara moja kwa Run Now, au sukuma zote zilizofikia muda kwa "Record what is due now".
  • Kamata chochote kilichoshindwa kuhifadhiwa. Kichupo kinachoitwa Did not go through (hazikupita) kinaorodhesha kila gharama inayojirudia iliyoshindwa kujirekodi — na idadi ya majaribio, ilipojaribu mara ya mwisho, kilichoenda vibaya, na kitufe cha Retry. Hakuna kilicholipwa wala kuachwa bila kulipwa; kumbukumbu tu ndiyo ilishindwa. Paneli inaonyesha gharama ngapi zimefikia muda na ngapi zimeshindwa.
  • Pakua ripoti. Revenue na Profit & Loss kila moja inapakuliwa kama CSV au Excel, na unachagua kinachoingia kwenye faili — Summary, Time Series, Transactions au Details. Skrini ya Expenses haina upakuzi.
  • Ona pesa yako inatoka wapi. Revenue Reports inagawa mapato kwa yalikotoka — hasa malipo yako ya ankara na malipo ya uanachama — inahesabu malipo yaliyo nyuma yake, inalinganisha kipindi hiki na kilichopita, na inakuruhusu kuchuja hadi mwanachama mmoja, ankara moja au njia moja ya malipo.
  • Soma taarifa halisi ya faida na hasara. Gross Revenue (pesa yote iliyoingia kabla ya gharama), Total Expenses, Net Profit na Profit Margin, na mchanganuo wa mapato yalikotoka, matumizi kwa kundi la gharama, ulinganisho wa kipindi hiki dhidi ya kilichopita na chati ya mwenendo.

Jinsi ya kuanza

  1. Ingia kama mmiliki wa gym au meneja. Nafasi hizo mbili tu ndizo zinaweza kufungua skrini yoyote ya uhasibu — akaunti za mapokezi na makocha haziwezi. Yeyote anayeweza kufungua skrini hizi anaweza pia kuongeza, kuhariri na kufuta gharama na makundi ya gharama; hakuna ufikiaji wa uhasibu wa kuangalia tu.
  2. Fungua Accounting > Expenses na nenda kwenye kichupo cha Categories kwanza. Tumia New Category kuongeza makundi yako ya gharama. Fomu inakuelekeza: "Name the group this cost belongs to, for example Rent or Electricity" (taja kundi gharama hii inamoingia, kwa mfano Kodi ya Pango au Umeme).
  3. Hamia kichupo cha Expense Records na tumia New Expense kurekodi gharama yako ya kwanza. Chagua kundi, ingiza kiasi, kisha sema uliyemlipa — kisanduku kimeandikwa Vendor Name — kisha ulivyolipa, namba ya kumbukumbu kama unayo (msimbo wa M-Pesa au namba ya hati ya benki), na tarehe.
  4. Fungua Accounting > Recurring Expenses na tumia New Schedule kwa chochote kinachojirudia. Chagua kundi, kiasi, unayemlipa, weka Frequency kuwa Monthly na chagua tarehe ya kuanzia. Hifadhi. Ratiba inaonekana kwenye orodha, ikionyesha marudio yake, hali yake na tarehe zake za kuanzia na kumalizia. Tarehe kamili itakayorekodi gharama ijayo haionyeshwi kwenye orodha, lakini unaweza kupanga orodha kuweka za karibuni kwanza, au kuchuja kwa wigo wa tarehe zinazokuja.
  5. Fungua Accounting > Overview. Inafunguka kwenye mwezi uliopo. Tumia kidhibiti cha Report period kubadilisha tarehe, kisha soma namba nne za juu.
  6. Unapotaka maelezo zaidi, fungua Accounting > Revenue au Accounting > Profit & Loss na tumia Manage Filters kuchuja mambo.

Vizuri kujua

Kurekodi gharama hakumlipi mtu yeyote. Hiki ni kitabu chako, si benki yako. Hakuna muunganisho wa benki, hakuna uskani wa risiti, na hakuna muunganisho wa kadi wala benki. Kila gharama inaandikwa kwa mkono, na ratiba inayojirudia inarekodi gharama — haihamishi pesa.

Faida ni ya kweli kadri tu ya uingizaji wako wa gharama. Kama huwahi kurekodi kodi ya pango au mishahara, Kazafit itakuonyesha faida isiyokuwepo.

Kughairi gharama hakuiondoi kwenye faida yako. Sehemu ya Status (Draft, Confirmed, Cancelled) ni kidokezo kwako mwenyewe — kila gharama uliyoihifadhi inahesabiwa dhidi ya faida bila kujali hali yake. Kuiondoa gharama kwenye namba, ifute.

Pesa iliyoingia maana yake pesa iliyokusanywa, si pesa inayodaiwa. Mapato yanahesabu ankara zilizolipwa (kiasi zaidi ya sifuri), pamoja na malipo yoyote ya uanachama yaliyopokelewa bila ankara kutolewa dhidi yake. Ankara zisizolipwa na zilizolipwa sehemu hazihesabiwi. Malipo ya uanachama yanapewa tarehe ya uanachama ulipotengenezwa, si saa tofauti ya malipo. Kwa kinachodaiwa bado, tumia skrini za madeni.

Viasi vinaonyeshwa kwa Shilingi za Tanzania kwenye skrini za uhasibu. Unaweza kuandika msimbo wa sarafu nyingine kwenye gharama, lakini Kazafit haibadilishi — inaongeza namba moja kwa moja kwenye jumla zako za shilingi. Weka kila kitu kwenye sarafu moja.

Kazafit inajaribu uingizaji ulioshindwa hadi mara tano, ikitenganisha majaribio mbali zaidi kila mara, kisha inasimama kabisa. Baada ya kushindwa mara ya tano kitufe cha Retry hakitairudisha ingizo hilo — linabaki kwenye kichupo cha Did not go through kama kumbukumbu. Rekodi gharama hiyo kwa mkono kwenye skrini ya Expenses badala yake. Retry pia haifanyi chochote wakati ratiba imesitishwa au kabla ya saa ijayo ya kujaribu iliyopangwa.

Kujaza gharama za nyuma kuna kikomo, na kunatokea tu unapotengeneza ratiba mara ya kwanza. Ipe ratiba mpya kabisa tarehe ya kuanzia iliyopita na Kazafit inajaza maingizo yaliyokosekana, ikikuambia mangapi yaliongezwa, yaliruka au hayakuhifadhiwa — lakini inajaza maingizo yasiyozidi 180. Ratiba ya mwezi iliyorudishwa nyuma zaidi ya miaka 15 ingesimama kabla; kurudisha nyuma kwa kawaida kwa miezi michache ni sawa. Kubadilisha tarehe ya kuanzia kwenye ratiba uliyoshaihifadhi hakujazi chochote.

Imports & Exports haipatikani. Utaiona kwenye menyu ya uhasibu, lakini kuifungua kunaonyesha ukurasa wa muda tu — hakuna njia ya kupakia kwa wingi gharama au mapato ya nyuma kutoka kwenye spreadsheet leo.

Miongozo inayohusiana