Ankara na Risiti Zenye Chapa Yako
Kwa nini hii ni muhimu
Kitabu cha risiti za nakala ndipo pesa inapopotea. Mwanachama analipa TZS 60,000 mapokezi, mtu anaandika haraka haraka, ukurasa unalowa, na wiki tatu baadaye mwanachama huyo amesimama mlangoni kwako akisema tayari alishalipa. Huna njia ya kuthibitisha vinginevyo. Ama unakubali hasara au unaingia kwenye ubishi ambao hukutaka.
Ankara kwenye Kazafit inaifunga rekodi wakati ule ule pesa inapobadilishana mikono. Inataja mwanachama, kifurushi, kiasi, tarehe ambazo uanachama unafunika, na jinsi pesa ilivyoingia. Kazafit inaihifadhi dhidi ya mwanachama huyo, kwa hiyo inaonekana kwenye orodha yako ya Invoice Report na jina lake, simu na kifurushi.
Pia inakufanya uonekane biashara ya kweli. Mwanachama anapoomba risiti, unabonyeza kitufe kimoja na kumkabidhi PDF yenye jina la gym yako, nembo, anwani, namba ya simu na taarifa za benki. Si kipande cha karatasi kilichochanika.
Na inakuokoa kufanya hesabu. Chagua kifurushi na Kazafit inakupigia hesabu tarehe ya mwisho na bei. Chagua punguzo na inapiga hesabu upya. Wakati wa kodi una mwaka mzima mahali pamoja badala ya boksi la viatu.
Unachoweza kufanya
- Tengeneza ankara kwa takriban sekunde ishirini. Andika sehemu ya jina la mwanachama, mbonyeze, chagua kifurushi. Bei na tarehe ya mwisho zinajijaza zenyewe kutokana na urefu wa kifurushi. Hakuna hesabu za kichwani, hakuna jedwali la kuangalia ukutani.
- Weka punguzo bila kupiga hesabu chochote upya. Chagua moja ya mapunguzo yako yanayoendelea na jumla inashuka kwa asilimia hiyo kiotomatiki.
- Sema jinsi pesa ilivyoingia. Cash (taslimu), Mobile (M-Pesa, Tigo Pesa, Airtel Money) au Bank (benki). Kazafit inaihifadhi kwenye ankara na kuichapisha kwenye risiti.
- Sasisha uanachama wa mwanachama kwa hatua ile ile. Kuhifadhi ankara kunaandika tarehe ya kuanza, tarehe ya mwisho, jina la kifurushi na kiasi kilicholipwa kwenye rekodi ya mwanachama huyo. Huhitaji kuandika mara mbili — ankara na uanachama vinasasishwa pamoja.
- Kabidhi risiti ya PDF yenye chapa yako. Mshale wa kupakua mwishoni mwa kila mstari unafungua risiti kwenye kichupo kipya, tayari kuchapishwa au kutumwa. Inabeba upande wako — nembo, jina la gym, anwani, simu, barua pepe, tovuti, na jina na namba ya akaunti yako ya benki — na upande wa mwanachama: jina lake, simu, kitambulisho cha ndani cha mwanachama (kinachochapishwa kama MemberID, ambacho si namba ya uanachama anayoitumia kuingia), kifurushi, tarehe kinazofunika, kiasi na punguzo lolote.
- Hifadhi historia yako yote ya ankara kwenye orodha moja. Kila ankara unayotengeneza inatua kwenye Invoice Report na jina la mwanachama, simu, kifurushi, kiasi na tarehe. Kazafit inakumbuka utafutaji wako na mistari mingapi unapenda, kwa hiyo skrini inaonekana vile vile mara ijayo unapoifungua.
- Acha maelezo kwenye ankara. "Analipa kilichobaki Ijumaa." "Bei ya wafanyakazi imekubaliwa na mimi." Kazafit inahifadhi maelezo kwenye ankara kwa hiyo makubaliano yanadumu zaidi ya mazungumzo.
- Yapate maelezo hayo tena. Skrini ya Invoice Notes inaorodhesha ankara za karibuni zenye maelezo, na jina la mwanachama, simu, kifurushi na maandishi ya maelezo.
Jinsi ya kuanza
- Pakia nembo ya gym yako kwanza, chini ya Company Profile (Wasifu wa Kampuni). Ukiruka hatua hii, kila risiti unayotengeneza inachapishwa bila nembo. Jaza anwani yako, simu, barua pepe, tovuti na taarifa za akaunti ya benki kwenye skrini ile ile — zote zinaonekana kwenye risiti.
- Tengeneza angalau kifurushi kimoja chini ya All Packages (Vifurushi Vyote). Huwezi kuhifadhi ankara mpaka uwe na angalau kifurushi kimoja, na urefu wa kifurushi ndio unaozalisha tarehe ya mwisho.
- Fungua Invoice Report (Ripoti ya Ankara) kutoka kwenye menyu ya kando na ubonyeze Generate Invoice (Tengeneza Ankara).
- Kwenye Search Member by Name (Tafuta Mwanachama kwa Jina), andika sehemu ya jina la mwanachama na umbonyeze kwenye orodha iliyo chini.
- Chagua kifurushi kutoka Select Package (Chagua Kifurushi). Kinaonyesha urefu kwa siku, na bei ya jumla na tarehe ya mwisho zinajijaza. Tarehe ya kuanza inaanza kama leo — ibadilishe kama uanachama unaanza baadaye.
- Chagua punguzo kama lipo. Jumla inasasishwa.
- Chini ya Select Payment Status (Chagua Hali ya Malipo), chagua Cash, Mobile au Bank.
- Ongeza maelezo kama unahitaji. Si ya lazima.
- Bonyeza Create Invoice (Tengeneza Ankara).
- Tafuta mstari mpya na ubonyeze mshale wa kupakua mwishoni mwa mstari kufungua risiti ya PDF kwenye kichupo kipya.
Vizuri kujua
Safu ya Status inasema Unknown. Ipuuze. Kisanduku cha "Select Payment Status" kinauliza jinsi pesa ilivyoingia — Cash, Mobile au Bank. Si swichi ya kulipwa/kutolipwa, kwa hiyo safu ya Status haina cha kuonyesha. Soma kiasi badala yake.
Kutengeneza ankara kunamtumia mwanachama meseji. Kama meseji zimewashwa kwa gym yako, Kazafit inamtumia mwanachama SMS ya uthibitisho wa malipo wakati ule ule unapotengeneza ankara, na inatumia salio lako la SMS. Ukifuta ankara yenye makosa na kutengeneza iliyosahihishwa, hiyo inatuma meseji ya pili.
Kuuza uanachama kwa taslimu hakukuandikii ankara. Ni mauzo ya bima pekee yanayotengeneza uanachama na ankara yake pamoja. Baada ya mauzo ya taslimu, njoo kwenye Invoice Report na utengeneze ankara hapa. Tazama Kuuza na Kuhuisha Uanachama.
Akaunti za wafanyakazi zinaona ankara za leo tu. Akaunti uliyoiweka kama Staff (limited access) inaweza kutengeneza ankara na kuchapisha risiti, na inaweza kufungua Invoice Report — lakini orodha inaonyesha tu ankara zilizotengenezwa leo. Ni akaunti yako mwenyewe ya Owner (full access) pekee inayoona historia yote. Tazama Akaunti za Wafanyakazi na Nani Anaona Nini.
Kisanduku cha kutafuta hakiwapati wanachama. Kwenye Invoice Report kinalinganisha jina, simu au barua pepe ya akaunti ya mfanyakazi aliyetengeneza ankara — si jina la mwanachama wala kifurushi. Kupata ankara ya mwanachama mmoja, pitia orodha ukurasa kwa ukurasa; inaonyesha jina na simu ya kila mwanachama kwenye kila mstari.
Baada ya kutengeneza ankara moja, fomu inabaki wazi kwa ajili ya mwanachama anayefuata — lakini bei ya mwisho bado imo ndani. Jumla ya ankara uliyoitengeneza sasa hivi, pamoja na punguzo, bado ipo kwenye kisanduku. Chagua kifurushi tena kabla ya kuhifadhi ankara inayofuata, au funga fomu na uifungue tena, ili usitoze kiasi kisicho sahihi.
Huwezi kuondoa punguzo ulilolichagua. Ukishachagua punguzo hakuna njia ya kurudi kwenye bila punguzo kwenye fomu ile ile — chaguo la No Discount halichaguliki. Funga fomu na uifungue tena kuanza safi.
Maelezo yanachapishwa kwenye risiti. Chochote unachoandika kwenye kisanduku cha maelezo kinaonekana kwenye sehemu iliyoangaziwa yenye kichwa MEMO kwenye PDF. Usiweke chochote ambacho hungependa mwanachama akisome.
Risiti pia inachapisha akaunti ya mfanyakazi aliyeitengeneza. Jina, barua pepe na simu ya aliyetengeneza ankara vinaonekana moja kwa moja chini ya jina la gym yako kwenye PDF. Weka taarifa za mawasiliano za kazi kwenye akaunti za wafanyakazi, si za binafsi.
Kuhariri ankara kunabadilisha maelezo tu. Kifurushi, bei, tarehe na njia ya malipo haviwezi kubadilishwa baada ya kuhifadhi. Ukitengeneza ankara yenye kifurushi kisicho sahihi au kiasi kisicho sahihi, ifute na uitengeneze tena.
Kufuta ni kwa mmiliki pekee na kimekusudiwa kuwa kugumu. Ni akaunti ya mmiliki pekee inayoona kitufe cha kufuta, na lazima uandike namba ya ankara kuthibitisha. Kufuta ankara ni kwa kudumu — ni kumbukumbu ya kifedha, na ikishaondoka hakuna njia ya kuirudisha.
Invoice Notes inaonyesha ankara za karibuni tu. Inaangalia takriban ankara kumi za mwisho, kwa hiyo maelezo uliyoandika miezi miwili iliyopita hayataonekana pale. Kupata maelezo ya zamani, fungua ankara hiyo kutoka Invoice Report na ubonyeze hariri.
Ankara zinazolipiwa na bima zinafanya kazi tofauti. Tazama Bima ya Afya na Wanachama Waliowekewa Bima.