Ripoti na Takwimu: Tarehe Zozote, Wanachama Wako Bora, Saa Zako za Msongamano

Kwa nini hii ni muhimu

Dashibodi inajibu "tunaendeleaje?" kwa mtazamo mmoja, kwa vipindi vyake vilivyowekwa. Maswali yanayoamua mambo ni mahususi zaidi. Promosheni ya Januari ililetaje hasa — kutoka tarehe 5 hadi 26, si "mwezi huu"? Mpango upi usukume, ule kila mtu anaonunua au ule unaoingiza pesa? Ni wanachama wapi ishirini ambao gym yako inasimama juu yao — wale wanaostahili simu wiki mpango wao unapoyumba? Na je, saa kumi na mbili jioni kweli ndiyo msongamano wako, au inahisi tu hivyo ukiwa nyuma ya meza?

Kwenye spreadsheet kila moja ya majibu hayo ni jioni nzima ya kuchuja na kujumlisha, kwa hiyo hayaulizwi. Kazafit inayajibu kutoka kwenye rekodi ulizonazo tayari — kila uingiaji, kila mauzo, kila bili tayari imo ndani. Skrini ya ripoti inayageuza kuwa jibu kwa tarehe hasa unazozijali, na inampa mhasibu wako faili halisi badala ya picha ya skrini yako.

Kanuni moja inapita yote: namba hizi zinahesabu pesa iliyokusanywa, si pesa iliyoahidiwa. Mwanachama mwenye mpango mkubwa na deni kubwa zaidi si mchangiaji wa juu, na mwezi wenye ankara nyingi ambao hujalipwa hauonekani kama mwezi mzuri.

Unachoweza kufanya

• Endesha ripoti kwa kipindi chochote unachotaka. Leo, jana, siku 7 zilizopita, mwezi huu, robo hii, mwaka huu — au andika tarehe zako mwenyewe za kuanzia na kumalizia. Skrini inaonyesha uingiaji, uanachama mpya na ankara zilizoangukia ndani, na nyakati na viasi vyake.
• Tofautisha kilichotolewa ankara na kilichoingia benki. Namba tatu kwa kipindi, bega kwa bega: Invoiced (ulichotoza, pamoja na kisicholipwa), Collected (kilichofika kweli), na Outstanding (pengo). Pengo likikua, Kufuatilia Madeni Yasiyolipwa ndiyo skrini ya kufungua ijayo.
• Ona saa zako za msongamano. Mchoro wa saa kwa saa wa siku, wastani katika kipindi ulichochagua — mstari mmoja wa uingiaji, mmoja wa mauzo. Panga wafanyakazi mapokezi kwa msongamano halisi, mpangie msafishaji utulivu halisi, na kagua kama "asubuhi tulivu" ni tulivu kweli kabla ya kuuza ofa ya nje ya kilele.
• Panga mipango yako kwa njia mbili. Iliyonunuliwa zaidi na iliyokusanya zaidi, katika kipindi chako. Pale mpango kila mtu anaonunua si mpango unaoingiza pesa, hilo ndilo mazungumzo yako ya bei, na namba mkononi.
• Ona wanachama wapi wanaibeba gym — na nani amenyamaza. Wanachama wamepangwa kwa walicholipa kweli katika kipindi, kutoka juu au kutoka chini, na orodha ya wasiolipa chochote mwishoni.
• Wapange wanachama kwenye A, B na C. Kazafit inawaweka wanachama kwenye makundi kwa mchango: A — wanachama ambao kwa pamoja wanafanya asilimia 80 ya kwanza ya mapato yaliyokusanywa; B — asilimia 15 inayofuata; C — asilimia 5 ya mwisho; Inactive — hawakulipa chochote katika kipindi. Kundi lako la A likiwa watu kumi na tano, unajua hasa kuisha kwa nani huwezi kumudu — walinganishe na Kugundua Uanachama Unaokaribia Kuisha.
• Ichukue kama faili. Kitufe kimoja cha PDF iliyopangwa kwa kuchapisha na kukabidhi, kimoja cha CSV inayofunguka kwenye Excel kwa mhasibu wako. Upakuzi unafunika tarehe zako ulizochagua, si picha ya skrini.

Jinsi ya kuanza

Hakuna cha kuweka — ripoti zinasoma rekodi ambazo gym yako tayari inazitengeneza. Skrini ni ya wewe na mameneja wako; akaunti za mapokezi haziipati.

1. Fungua Reports kutoka kwenye menyu ya pembeni kwenye akaunti yako ya mmiliki au meneja.
2. Bonyeza This month. Soma namba tatu za pesa kwanza — invoiced, collected, outstanding — kisha pitia shughuli za kipindi.
3. Badilisha kwenda kipindi maalum kuzunguka kitu ulichofanya — promosheni, badiliko la bei, Januari — na uone kilichohamishwa.
4. Nenda kwenye chati ya saa za msongamano kwa kipindi cha "last 7 days" na uilinganishe na mpangilio wako wa wafanyakazi wa sasa.
5. Fungua mpangilio wa mipango na wanachama kwa robo iliyopita. Andika majina ya wanachama wa kundi lako la A.
6. Bonyeza PDF mara ijayo mhasibu, benki au mwenye jengo anapokuomba namba — acha kuandika upya.

Vizuri kujua

• Mmiliki na meneja pekee. Ripoti na takwimu kamwe hazionekani kwenye akaunti ya mapokezi, na namba za msingi zinazuiwa na Kazafit yenyewe, si kufichwa kwenye menyu tu.
• Collected maana yake kilichokusanywa. Mipangilio na makundi ya ABC yanahesabu malipo yaliyopokelewa katika kipindi. Ahadi kubwa zisizolipwa zinahamisha namba ya Invoiced na hakuna kingine.
• Mchoro wa saa ni wastani wa kipindi chako. Chagua "last 7 days" na saa 12 jioni inaonyesha saa 12 jioni ya kawaida, si jioni moja mahususi. PDF ya siku moja ni kinyume: inaonyesha mfululizo halisi wa siku hiyo.
• Saa zinahesabiwa kwa muda wa Tanzania. Nguzo ya 18:00 maana yake saa 12 jioni Dar es Salaam, bila kujali saa ya kifaa. (Nyakati za ziara kwenye skrini ya History ya uingiaji bado zinasomeka kwa UTC — chati ya ripoti inarekebisha hili; skrini ile hairekebishi.)
• Hesabu na pesa kamwe havichanganywi kwenye chati moja. Chati za saa za msongamano zinahesabu matukio; chati za mapato zinahesabu shilingi. Mihimili miwili inayoonekana kulinganishika na haiko hivyo ndiyo jinsi chati zinavyodanganya, kwa hiyo Kazafit haichori.
• Dashibodi inabaki na vipindi vyake vilivyowekwa. Skrini hii ndipo tarehe maalum zinapoishi; dashibodi ya kutua inabaki mtazamo wa haraka. Upakuzi wa Excel wa wanachama-na-bili kwenye orodha ya wanachama pia unabaki pale ulipokuwa.
• Makundi ya ABC ni mafungu ya pesa, si theluthi sawa. Kundi la A ni wanachama wangapi wowote inaochukua kufika asilimia 80 ya mapato yaliyokusanywa — inaweza kuwa wachache tu. Wachache si kosa; ndiyo ugunduzi wenyewe.
• Amana za pochi si mapato, hapa wala popote kwenye Kazafit. Pesa kwenye pochi ya mwanachama ni pesa unayoishikilia, si uliyoipata; inahesabika inapotumika kwenye mpango. Skrini ya fedha inasema hivyo kwenye skrini yenyewe.
• Mistari miwili ya mapato ya skrini ya fedha ni vyanzo viwili, si kuhesabu mara mbili. "Invoices" ni pesa iliyokusanywa kwenye bili; "Subscriptions" ni pesa iliyopokelewa kwenye mipango isiyowahi kutolewa bili. Mpango uliouzwa na ankara unahesabika mara moja, chini ya Invoices.

Miongozo inayohusiana

• Namba Zako kwa Mtazamo Mmoja — dashibodi ya vipindi vilivyowekwa ambayo skrini hii inaipanua
• Uhasibu: Gharama, Mapato na Faida — upande wa gharama, na faida
• Kugundua Uanachama Unaokaribia Kuisha — chukua hatua kwa majina ya kundi la A
• Kufuatilia Madeni Yasiyolipwa — chukua hatua kwa namba ya Outstanding