Menyu ya miongozo

Namba Zako kwa Mtazamo Mmoja

Kwa mstari mmoja: Skrini unayotua unapoingia — una wanachama wangapi, umetuma bili ngapi, kilichoingia ni kiasi gani, na nani bado anakudai. Unaweza pia kupakua yote kama spreadsheet kwa ajili ya mhasibu wako.

Kwa nini hii ni muhimu

Kama gym yako inaendeshwa kwa kitabu cha karatasi au spreadsheet, kujibu "tunafanyaje?" kunakugharimu jioni nzima. Unahesabu waliojiunga kwa mkono, unajumlisha safu ya malipo, na jibu linapofika lina wiki nzima na huna uhakika liko sahihi.

Gharama ya kutokujua ni pesa. Machi mbaya inajionyesha hapa mara tu unapofungua chati ya ukuaji — wanachama wapya 4 kando ya 19 wa Februari. Na Asha Mwakyusa anapoacha kulipa, shilingi zake 40,000 zinaendelea kukaa kwenye namba yako ya Total Debt mpaka uchukue hatua. Kazafit inakufanyia hesabu hiyo, kutoka kwenye kumbukumbu zako mwenyewe, na inaionyesha mara tu unapoingia.

Pesa inakaa kwenye skrini yako, si ya mapokezi. Wafanyakazi wako wanaweza kusajili wanachama na kupokea malipo siku nzima bila mapato ya gym au madeni yake kuonekana kwenye dashibodi yao.

Na mhasibu wako, benki yako au mwenye jengo anapoomba takwimu, unatuma spreadsheet halisi badala ya kuandika namba upya au kutuma picha ya skrini.

Unachoweza kufanya

  • Ona namba zako muhimu sekunde ile ile unapoingia. Una wanachama wangapi, umetuma bili ngapi, kilichoingia mwaka huu, na bado unadaiwa kiasi gani — vimepangwa kama vigae juu ya skrini. Hakuna ripoti ya kuendesha, hakuna spreadsheet ya kufungua.
  • Angalia unachodaiwa, na na watu wangapi. Kigae cha Total Debt (jumla ya madeni) kinaonyesha salio lisilolipwa la gym nzima kwa TZS, na idadi ya wanachama wanaodaiwa imeandikwa chini yake.
  • Ona gym imeingiza kiasi gani mwaka huu. Kigae cha Revenue (Year) (mapato ya mwaka) kinajumlisha kila malipo ya uanachama ya mwaka — na kinafuata mwaka wowote unaouchagua kwenye chati ya ukuaji hapo chini.
  • Linganisha vitu vinne kwa kipindi kile kile cha muda. Chati kuu, "How Your Gym Is Doing" (gym yako inafanyaje), inaweka wanachama wapya, bili zilizotumwa, wanachama waliolipa na uanachama mpya bega kwa bega. Vitufe vitatu vinabadilisha kipindi cha muda: Day by day, Week by week, Month by month.
  • Tazama nyuma miaka kumi ya ukuaji. Chati ya "Growth Each Month" (ukuaji kila mwezi) inaonyesha wanachama wapya na pesa iliyokusanywa bega kwa bega, mwezi kwa mwezi, kwa mwaka mzima. Menyu ya kuchagua kando yake inashughulikia mwaka huu na tisa iliyopita.
  • Ona kilichoingia kila siku wiki hii. Chati ya "Money Coming In" (pesa inayoingia) inaweka nguzo mbili kwa kila moja ya siku saba zilizopita: pesa iliyolipwa kwenye ankara ("Money taken that day") na pesa iliyolipwa kwenye uanachama ("From subscriptions"). Ni hesabu mbili tofauti bega kwa bega, si jumla na sehemu yake.
  • Mkabidhi mhasibu wako spreadsheet halisi. Kitufe kimoja kwenye orodha yako ya wanachama kinapakua faili la Excel — kila mwanachama na kila bili, mstari mmoja kwa kila bili. Linabeba taarifa zao za mawasiliano, kilicholipwa, kumbukumbu ya malipo, bima yoyote, na kila bili ilitolewa lini na kama ililipwa. Kitufe kiko kwenye akaunti yako ya mmiliki tu.

Jinsi ya kuanza

  1. Ingia kwa akaunti yako ya mmiliki. Gym yako ikishawekwa na umeshachagua mpango, kuingia kunakutua moja kwa moja kwenye skrini hii — hakuna cha kufungua. (Kama bado haujamaliza usajili au kuchagua mpango, Kazafit inakupeleka kwenye hatua hizo kwanza.) Kichwa kinasomeka "Your Gym At a Glance", na tarehe ya leo chini yake na "Signed in as Owner" upande wa kulia.
  2. Soma vigae. Kwenye gym mpya kabisa vinasomeka sifuri na chati ziko tupu. Vinajijaza vyenyewe unapoongeza wanachama, kutuma bili na kupokea malipo. Kazafit inaonyesha pesa yote kwa Shilingi za Tanzania (TZS).
  3. Badilisha kipindi cha muda kwenye chati kuu. Bonyeza Day by day, Week by week au Month by month juu ya "How Your Gym Is Doing".
  4. Chagua mwaka kwenye chati ya ukuaji. Sogea chini ya chati kuu hadi "Growth Each Month" na tumia menyu ya mwaka kwenye kona yake ya juu kulia. Kigae cha Revenue (Year) kinafuata mwaka ule ule.
  5. Pakua spreadsheet unapoihitaji. Fungua orodha yako ya wanachama na bonyeza kitufe cha Excel Sheet juu kulia, kando ya Register Member — kinaonekana tu kwenye akaunti yako ya mmiliki. Faili linahifadhiwa kama members_invoices.xlsx. Unahitaji angalau mwanachama mmoja kwenye kumbukumbu kwanza.

Vizuri kujua

  • Vipindi vya muda hapa havibadiliki. Day by day ni siku 7 zilizopita, Week by week wiki 6 zilizopita, Month by month miezi 6 iliyopita. Nguzo mpya zaidi ya wiki na ya mwezi inashughulikia wiki au mwezi ulio ndani yake sasa hivi, kwa hiyo daima haijakamilika na itaonekana chini kuliko zilizoitangulia. Unapohitaji tarehe zako mwenyewe za kuanzia na kumalizia — promosheni, robo mwaka, wiki moja mahususi — hiyo inaishi kwenye skrini ya Reports, si hapa. Ona Ripoti na Takwimu.
  • Pesa imefichwa kwa wafanyakazi kwenye skrini. Chati zote mbili za pesa, kigae cha Total Debt na kigae cha Revenue (Year) vinaonekana kwenye akaunti yako ya mmiliki tu. Akaunti ya mfanyakazi bado inaona vigae vya wanachama, ankara, vifurushi, uanachama, SMS na punguzo na chati kuu ya "How Your Gym Is Doing" — ila si mapato wala madeni. Kama ilivyo kwa kitufe cha kupakua kwenye orodha ya wanachama, huku ni kuficha kwa kiwango cha skrini, si kufuli kwenye namba zenyewe — tazama Akaunti za Wafanyakazi na Nani Anaona Nini.
  • Namba hazijisasishi zenyewe. Zinasomwa upya unaporudi kwenye skrini baada ya dakika chache mbali, kwa hiyo zinaweza kuwa na uchakavu wa hadi dakika tano hivi. Pakia ukurasa upya kupata namba mpya zaidi. Kazafit inapozichukua, kidokezo kidogo cha "Updating your numbers" kinaonekana karibu na juu.
  • Kama vigae vikuu haviwezi kupakiwa, unapata ujumbe wa hitilafu, si sifuri. Skrini inasema "We couldn't load this data. This is a problem on our side, not your data. Nothing has been deleted." (hatukuweza kupakia data hii — ni tatizo la upande wetu, si data yako; hakuna kilichofutwa) na kitufe cha Try again — kwa hiyo skrini tupu haichukuliwi kamwe kama data iliyopotea. Vigae vya Revenue (Year) na Total Debt vinachukuliwa peke yake: kama kimoja chao kikishindwa peke yake kinaweza bado kuonyesha sifuri, na ujumbe mwekundu unajitokeza kukuambia.
  • Chati za pesa zinahesabu kwa siku kumbukumbu ilipotengenezwa, si siku pesa ilipobadilishana mikono. Malipo yaliyopokelewa leo kwa ankara iliyotolewa wiki iliyopita yanatua kwenye wiki iliyopita. Na kwenye "Growth Each Month", nguzo za rangi ya machungwa zimeandikwa "Money billed" lakini kwa kweli zinaonyesha pesa iliyokusanywa kwenye ankara zilizotolewa mwezi huo, si thamani ya ulichokitolea ankara.
  • Kigae cha Discounts kinahesabu kila bili iliyowahi kubeba punguzo, kwa muda wote — si promosheni zinazoendesha leo, licha ya maelezo yake ya "Discounts running now". Namba hiyo inapanda tu, haishuki kamwe.
  • Active Packages kinahesabu kila kifurushi kilicho kwenye kumbukumbu, ikiwemo vile ulivyoacha kuviuza.
  • Maelezo madogo ya kigae cha Revenue (Year) yanasomeka daima "From subscriptions this year" hata ukiwa umechagua mwaka wa nyuma kwenye chati ya ukuaji. Namba yenyewe ni ya mwaka uliouchagua.
  • Kigae cha SMS Balance kinaonekana tu kama utumaji meseji umewashwa kwa gym yako.
  • Hakuna hapa kinachoshughulikia mahudhurio au uingiaji. Hizi ni namba za uanachama, bili na malipo tu.
  • "Members who paid" ni nguzo kwenye chati, si kigae. Inaonekana kwenye "How Your Gym Is Doing", kando ya wanachama wapya, bili zilizotumwa na uanachama mpya.
  • Spreadsheet ni wanachama na bili, si muhtasari wa mwaka. Hakuna kitufe kwenye skrini hii cha kupakua chati ya ukuaji au namba za mwaka kama faili — ripoti za vipindi zenye upakuzi wa PDF na CSV zinaishi kwenye skrini ya Reports badala yake. Kama huna wanachama bado, hakuna kinachopakuliwa — Kazafit inaonyesha ujumbe mfupi wa hitilafu badala ya faili tupu. Faili lina safu kumi na moja, mbili kati yake ni namba za utambulisho za ndani (Member ID na MemberInsurance ID) ambazo mhasibu wako anaweza kuzipuuza.
  • Mwanachama asiye na bili bado anapata mstari kwenye spreadsheet. Lakini mwanachama asiye na jina au namba ya simu kwenye kumbukumbu anaachwa nje ya faili kabisa, kwa hiyo jaza sehemu hizo kabla ya kupakua kama unataka kila mtu ajumuishwe.
  • Kila kigae kina mstari mfupi wa lugha rahisi chini yake unaoeleza namba hiyo ina maana gani — "Members signed up" chini ya Total Members, "Bills you have sent" chini ya Invoices Issued, na kadhalika. Kichwa kinene ni lebo fupi na ya kiufundi zaidi.

Miongozo inayohusiana