Menyu ya miongozo

Kwa Nini Kazafit Badala ya Excel

Kwa mstari mmoja: Spreadsheet yako inaishi kwenye kompyuta moja na inajibu maswali tu unapokaa chini na kuyafanyia hesabu. Kazafit inaishi kwenye intaneti, inajibu kutoka kwenye simu yako popote ulipo, na inafanya hesabu yenyewe.

Kwa nini hii ni muhimu

Kama gym yako inaendeshwa kwa Excel leo, hufanyi kosa lolote. Spreadsheet ni daftari zuri. Tatizo ni kila kitu ambacho daftari haliwezi kufanya — na jioni unazotumia kufidia hilo.

Anza na mahali faili linapoishi. Linakaa kwenye laptop ya mapokezi, au kwenye memory stick, au kwenye barua pepe ya mtu ya wiki tatu zilizopita. Ukiwa mbali na gym — benki, nyumbani, safarini — jibu la "leo tumefanyaje?" ni simu kwa aliyepo mapokezi, na jibu lake ni chochote anachokiona. Kazafit inaishi kwenye intaneti. Unaingia kutoka kwenye simu yako, kutoka popote, na skrini ya kwanza ni gym yako: wanachama wangapi, kilichoingia, nani anakudai. Hakuna faili la kufungua, hakuna ripoti ya kujenga, hakuna simu ya kupiga. Aliyepo mapokezi na wewe mnaangalia kumbukumbu zile zile wakati ule ule, na namba za pesa zinaonekana kwenye akaunti yako tu.

Kisha kuna nani anayetunza faili. Kwenye gym nyingi ni mtu mmoja — kwa kawaida wewe. Kama mtu huyo akiugua, akisafiri au akiondoka, spreadsheet inaacha kusasishwa na hakuna mwingine anayeiamini kikamilifu. Kazafit inampa kila mfanyakazi akaunti yake mwenyewe unayoweza kumpa na kumnyang'anya, na kazi ya kila siku — kusajili wanachama, kuwaingiza, kutoa ankara — inaendelea uwepo au usiwepo kwenye jengo.

Na kuna hesabu. Kwenye Excel, tarehe ya mwisho ya uanachama ni tarehe aliyoandika mtu. Kiasi kinachodaiwa ni fomula aliyoivuta mtu. Seli moja isiyo sahihi na uanachama wa Asha Mwakyusa unakimbia kimya kimya mwezi mzima zaidi, au salio lake la TZS 40,000 linapotea kwa sababu mstari ulipangwa vibaya. Kwenye Kazafit hakuna anayeandika namba hizo. Chagua kifurushi na bei na tarehe ya mwisho vinatoka kwenye orodha yako ya bei. Pokea 25,000 kwa kifurushi cha TZS 65,000 na deni la 40,000 linajiandika lenyewe na linapungua kwa kila malipo. Na kila mmoja wa mistari hiyo ya pesa unaingia kwenye historia ambayo hakuna mtu — si wafanyakazi wako, hata wewe — anayeweza kuihariri au kuifuta. Spreadsheet inasema chochote alichokiacha mtu wa mwisho. Kazafit inasema kilichotokea kweli.

Hakuna kati ya haya kinachohitaji uwe mzuri na kompyuta. Kama unaweza kutumia WhatsApp, unaweza kutumia Kazafit — ni orodha, vitufe na kisanduku cha kutafuta, kwa Kiingereza au Kiswahili, na inajisakinisha kwenye simu au tableti ya mapokezi moja kwa moja kutoka kwenye kivinjari, hakuna duka la programu.

Kinachobadilika, bega kwa bega

  • "Gym inaendaje?" — kutoka kwenye simu yako, popote. Kwenye Excel swali hili linagharimu jioni nzima ya kujumlisha safu. Kwenye Kazafit ni skrini unayotua unapoingia: wanachama, bili zilizotumwa, pesa iliyoingia mwaka huu, jumla ya madeni, na chati za siku, wiki na mwezi na miaka kumi ya ukuaji. Tazama Namba Zako kwa Mtazamo Mmoja.
  • Faili moja kwenye laptop moja linakuwa mfumo mmoja wenye akaunti nyingi. Mhudumu wako wa mapokezi anapata akaunti yake mwenyewe na anafanya kazi ya kila siku bila kamwe kuona mapato yako, madeni yako wala bei zako. Ondoa akaunti siku anayoondoka. Kwenye Excel chaguo lako ni faili zima au hakuna kitu. Tazama Akaunti za Wafanyakazi na Nani Anaona Nini.
  • Tarehe zilizoandikwa na fomula zilizovutwa zinakuwa majibu yaliyopigwa hesabu. Bei zinatoka kwenye orodha yako ya vifurushi, tarehe za mwisho zinapigwa hesabu unapouza, na mapungufu yanarekodiwa yenyewe. Wafanyakazi wako hawaandiki kamwe bei, kwa hiyo hawakosei kamwe kuiandika. Tazama Vifurushi na Bei Zako na Kuuza na Kuhuisha Uanachama.
  • "Nani ananidai?" inaacha kuwa safu ambayo hakuna anayeisasisha. Kila malipo ya sehemu yanaandika salio yenyewe kiotomatiki, na skrini moja inaonyesha deni la gym nzima — kiasi gani, kwa wanachama wangapi. Historia iliyo nyuma yake haiwezi kuhaririwa na yeyote, na hiyo ndiyo sababu hasa unaweza kumwonyesha mwanachama. Tazama Kufuatilia Madeni Yasiyolipwa.
  • "Nani anakaribia kuisha?" inaacha kuwa swali ambalo spreadsheet haiwezi kulisikia. Excel haitakuambia uanachama unaisha Ijumaa — lazima uende kutafuta mwenyewe. Kazafit inaweka tayari orodha ya wanaoisha ndani ya siku 7, 14 au 30 zijazo, na namba zao za simu kwenye skrini. Tazama Kugundua Uanachama Unaokaribia Kuisha.
  • Aliyepo mlangoni anaacha kupitisha mistari. Badala ya kutafuta jina kwenye karatasi na kukodolea tarehe, skrini ya mapokezi inageuka kijani na mpango na siku zilizobaki, au nyekundu na sababu. Tazama Uingiaji wa Mapokezi.
  • "Tuma meseji kwa wanachama wote" inaacha kumaanisha meseji mia mbili moja moja. Kufungwa, mabadiliko ya bei au ofa ya kurudi inaenda kwa wote — au kwa walioisha tu — kwa hatua moja. Tazama Kutuma Meseji kwa Wanachama Wako.
  • Mhasibu wako bado anapata Excel. Hii si vita dhidi ya spreadsheet. Kitufe kimoja kinapakua kila mwanachama na kila bili kama faili halisi la Excel — Kazafit inalijaza kutoka kwenye kumbukumbu halisi badala ya wewe kuandika namba upya usiku wa Jumapili. Tazama Namba Zako kwa Mtazamo Mmoja.

Jinsi ya kuanza

Hakuna cha kusakinisha na hakuna wa kumsubiri. Unaweza kufanya hivi jioni ile ile unayoamua kujaribu.

  1. Fungua akaunti yako. Barua pepe, msimbo, nenosiri, jina la gym yako. Tazama Kuanza: Fungua Akaunti Yako.
  2. Ingiza vifurushi vyako, kisha wanachama wako. Hiki ndicho kikao kimoja cha kuandika utakachofanya — majina na bei zile zile zilizo kwenye spreadsheet yako sasa, zinaingizwa mara moja. Kuanzia hapo kazi ya spreadsheet imekwisha.
  3. Endesha vyote viwili kwa wiki moja ukipenda. Endelea na spreadsheet sambamba na Kazafit mpaka uamini unachokiona. Wamiliki wengi wanaacha kufungua faili ndani ya siku chache, kwa sababu majibu tayari yako kwenye simu zao.

Vizuri kujua — ambapo Excel bado inashinda, kwa ukweli

  • Excel inafanya kazi bila intaneti. Kazafit haifanyi. Kama muunganisho wa mapokezi ukikatika, bado unaweza kuangalia kilichokuwa tayari kwenye skrini, lakini hakuna unachoandika kitakachohifadhiwa mpaka urudi mtandaoni. Spreadsheet kwenye laptop haijali. Kama intaneti yako si ya kuaminika kweli, pima jambo hili. Tazama Mambo Muhimu ya Kila Siku.
  • Excel ni bure (au inajisikia bure). Kazafit ni ada ya matumizi — inayolipwa kwa shilingi kutoka kwenye laini ya pesa za simu unayotumia tayari. Tazama Mpango Wako wa Kazafit na Malipo Yake. Unachokinunua kurudi ni uhasibu wa usiku wa Jumapili, mabishano usiyoweza kuyashinda bila kumbukumbu, na wanachama walioisha ambao hukuwahi kuwagundua.
  • Excel inakuruhusu kujenga chochote. Skrini za Kazafit hazibadiliki. Kama unapenda pivot table na fomula zako mwenyewe, upakuzi unakupa mistari ghafi ya kuchezea — lakini ndani ya Kazafit, skrini ni zile zile.
  • Kazafit bado haimfuatilii mtu kwa ajili yako. Inakukabidhi orodha ya wanaoisha na orodha ya madeni na namba kwenye skrini — hakuna ukumbusho unaotoka wenyewe, na hakuna meseji ya kiotomatiki ya uhuishaji. Kunyanyua simu bado ni kwako. Spreadsheet haikupi orodha wala simu.
  • Kufuta kwenye Kazafit ni mwisho. Hakuna kurudisha, hakuna pipa. Uthibitisho unataja hasa kinachopotea — usome kabla hujabonyeza. Kwenye Excel angalau unaweza kufunga bila kuhifadhi; hapa, uangalifu unashinda haraka.

Miongozo inayohusiana